Afastamentos

Passo a Passo - Afastamentos.pdf
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Passo a passo para abertura de processo de solicitação de afastamento para congresso,
intercâmbio científico, simpósio ou evento similar
1. Como preencher o formulário:
O formulário de afastamento está disponível no site da UFAL
(https://ufal.br/servidor/documentos/formularios) e precisa ser preenchido corretamente para evitar
que o processo seja devolvido para ajustes. Seguem alguns pontos importantes:
● O campo 1 do formulário descreve os documentos necessários para abrir esse tipo de processo. O
processo NÃO pode ser aberto somente com o formulário, precisa, também, da documentação
comprobatória.
● No campo 2 (Dados do Interessado), preencher com os seus dados.
● No campo 3 (Dados do Afastamento), não esquecer de marcar o quadradinho “Inferior a 30 dias no
Brasil” ou “Para o exterior ou superior a 30 dias no Brasil”. Nome do evento, cidade/país e período.
Para preencher o campo "Ônus do afastamento", siga as orientações abaixo:
○ Marcar "LIMITADO": Utilize esta opção quando não houver solicitação de diárias e
passagens.
○ Marcar "COM ÔNUS": Escolha esta opção se houver solicitação de diárias e passagens ou
apenas diárias. Ao selecionar esta opção, é obrigatório:
■ Indicar se serão solicitadas diárias e passagens ou apenas diárias;
■ Informar a quantidade de diárias;
■ Especificar a origem do recurso.
■ Atenção: Caso marque "COM ÔNUS" e não informe a origem do recurso, o
processo será devolvido.
○ Independentemente da escolha, escolha o campo "Aplicabilidade do conteúdo para as
atividades que o servidor exerce"

obs: Em caso de dúvidas sobre a quantidade de diárias, entre em contato com o setor responsável
pela liberação dos recursos para garantir o preenchimento correto. É importante observar que, em
muitos casos, a quantidade de diárias pode incluir números decimais (ex.: 4,5), pois o sistema SCDP
(Sistema de Concessão de Diárias e Passagens) considera o dia de retorno como meia diária.
● No campo 4 (Autorização do dirigente da unidade acadêmica/administrativa/campus), marcar o
quadradinho “Autorizado” para o diretor assinar. Caso essa opção não seja assinalada, o processo
será devolvido para a unidade.
Lembrando: o formulário, depois de preenchido e assinado pelo servidor, deve ser encaminhado
para o e-mail direcao@feac.ufal.br . Esse é o único endereço de e-mail para o qual deve ser
encaminhado o formulário, pois dessa forma a secretaria tem conhecimento desse afastamento
para colocar essa informação no Boletim de Ocorrência (BO) da unidade. Não enviar para e-mail
institucional do diretor, e sim para o e-mail citado acima (direcao@feac.ufal.br). O formulário só
pode ser inserido no SIPAC depois da assinatura do diretor.
●

Os processos de afastamento com ônus, que incluem a solicitação de diárias e passagens, exigem o
envio de uma cópia integral do processo, em formato PDF, para a secretaria do setor de origem do
recurso. Essa medida é necessária, pois a geração das passagens e diárias deve ser realizada pela
secretaria por meio do sistema SCDP (Sistema de Concessão de Diárias e Passagens). Por exemplo,
se o recurso for proveniente do PROAP, o documento deve ser encaminhado para a secretaria da

pós-graduação; se for originário da FEAC, deve ser enviado à secretaria executiva. Isso garante o
correto lançamento no sistema e a emissão das passagens e diárias dentro dos prazos.

2. Como enviar o formulário e documentos:
ABRE O SIPAC:
Protocolo

Processos

Abrir Processo

1. Dados Gerais do Processo:
O código do assunto do processo é o 023.4, o sistema marca automaticamente o “sim” no campo processo
eletrônico (não existe mais na UFAL processos sem ser eletrônicos) (vide print abaixo). No “Assunto
Detalhado”, descrever todos os dados do evento conforme destacado na tela do print (Informar nome do
evento, o período e o lugar), a natureza do processo sempre “OSTENSIVO”, nunca marcar restritivo. No
campo “Observação” não precisa escrever nada.
2. Dados do interessado:
Colocar o seu nome e seu e-mail institucional, e marcar “INSERIR”, só depois de marcar “INSERIR” que pode
marcar o botão “FINALIZAR”.

3. Dados Gerais do Processo:
Conferir todos os dados e marcar o botão “Adicionar Documentos”.

4. Adição de Documentos:

Nessa etapa, é necessário inserir todos os documentos que irão compor o processo de afastamento. Esses
documentos incluem:
● Formulário de afastamento devidamente preenchido e assinado pela direção da unidade;
● Documentos comprobatórios do afastamento, como por exemplo:
o Carta-convite;
o Termo de aceite;
o Programação do evento;
o Resumo do artigo;
o Folder do evento;
o E-mails relacionados ao afastamento.
o

Certifique-se de que todos os documentos estejam organizados e completos para evitar atrasos no
processo.
Obs.: O Processo não pode ser aberto só com o formulário!
O primeiro documento a ser inserido é, obrigatoriamente, o formulário com todas as assinaturas devidas
(vide print abaixo, só é necessário preencher os campos marcados em vermelho).
Para adicionar os demais documentos é só repetir essa etapa quantas vezes forem necessárias. Os
documentos devem ser inseridos, um a um. No campo “TIPO DE DOCUMENTO” há várias opções de nomes
para esses documentos, por exemplo: carta-convite, artigo, e se por acaso, nenhum deles se adequar ao
que estão procurando é só utilizar o termo “documentos comprobatórios”. Só lembrando: é necessário
clicar em “ADICIONAR DOCUMENTO” para cada documento que deseja inserir.

5. Assinatura eletrônica dos documentos inseridos:
Após a inserção de todos os documentos, é necessário assiná-los eletronicamente conforme os passos 1, 2 e
3 na tela abaixo:

6. Inserir a assinatura:
Ao inserir o pedido de assinatura, aparecerá uma figura com um círculo contendo o rosto e uma bolinha
laranja (vide print abaixo). Após esse passo, clique no botão "ASSINAR". Em seguida, será exibida a tela de
assinatura de documentos, na qual será necessário inserir a função e a senha para concluir a assinatura.
Após este procedimento, a bolinha na figura mudará de laranja para verde, indicando que a assinatura foi
concluída corretamente.
Atenção: Somente após a bolinha ficar verde, você deve clicar no botão "FINALIZAR" para concluir o
processo, conforme demonstrado nas telas abaixo.

7. Tramitar o Processo:
Clique no botão “MOVIMENTAR O PROCESSO” e, em seguida, selecione como unidade de destino
“COORDENADORIA DE REGISTRO FUNCIONAL E CADASTRAL - CCAD”, no DAP. Após essa etapa, finalize
clicando no botão “ENVIAR” (vide print abaixo).OBS: Nessa etapa conferir se a “Situação do Documento”
está com o nome ATIVO, isso significa que você assinou corretamente o documento.

8. Importante!!
Todo o andamento do processo pode ser acompanhado diretamente pelo interessado. Qualquer
demanda ou solicitação de ajustes, caso o processo seja devolvido para correções, será enviada ao
e-mail institucional do responsável. Por isso, é fundamental monitorar regularmente o e-mail